Konferenciák, kongresszusok teljeskörű szervezése és lebonyolítása

Előkészítés

• Pályázati dokumentáció professzionális kidolgozása, benyújtása és igény esetén előadása magyar vagy nemzetközi társaságoknál, segítségnyújtás a „Konferencia Nagyköveti Program” anyagi támogatásának megszerzéséhez, rendezvény promóciója és információs pult működtetése a konferenciát megelőző szakmai rendezvényeken.
• A konferencia helyszínének kiválasztása a felmerülő igényeknek és a rendelkezésre álló anyagi forrásoknak megfelelően, szerződéskötéskor jelenős árkedvezmények érvényesítése.
• A konferencia költségvetésének elkészítése, figyelemmel kísérése, naprakész tájékoztatás biztosítása a megrendelő részére.
• A konferencia arculatának megtervezése (konferencia logó, honlap, körlevelek, poszterek, hirdetések, konferenciahelyszín dekorációja, stb.)
• A konferencia teljes körű reklámozása direkt marketing eszközökkel.
• Nyomdai munkák tervezése, kivitelezése (körlevelek, kiadványok, absztrakt kötetek, irányító táblák, molinók, CD-k, stb.)
• A konferencia pénzügyeinek teljes körű kezelése (külön folyószámla vezetés, a konferencia pénzügyi egyenlegéről naprakész adatszolgáltatás, hitelkártya és banki ügyintézés, stb.)
• Szponzorok, támogatók és kiállítók megkeresése, szerződések megkötése, pénzek beszedése, kapcsolattartás a kiállítókkal
• Intézményi támogatások és pályázatok megírása, kezelése és azok elszámolása (kormányzati, uniós és egyéb források)
• A kapcsolódó kiállítás megszervezése, a kiállítás megépítése, szállítmányozás, vámkezelés és egyéb kapcsolódó technikai és műszaki feladatok ellátása
• A konferencia informatikai rendszerének biztosítása (honlap készítése-karbantartása, on-line regisztráció és absztrakt beküldési és visszaigazolási rendszer, bírálók számára on-line absztrakt bírálati rendszer , körlevelek, listák készítése, stb.)

Regisztráció

• A résztvevők egyéni és csoportos regisztrációjának kezelése, visszaigazolása, számlázás, folyamatos kapcsolattartás
• Absztraktok és előadások kezelése, on-line fogadása és bírálásának lehetősége, tudományos titkárság működtetésének segítése ( meghívott előadókkal történő levelezés absztraktok kezelése, visszaigazolása, stb.)
• A résztvevők szállodai elhelyezésének, repülőjegyének biztosítása különböző kategóriájú szálláshelyeken, kedvezményes nagykereskedői áron

Helyszíni szolgáltatások

• A konferencia helyszíni szolgáltatásainak biztosítása (regisztráció, információs és program pult üzemeltetése, reptéri fogadópult biztosítása, transzferek koordinálása, helyszín berendezése és dekorálása, alvállalkozók koordinálása, helyszín őrzésének biztosítása)
• A résztvevők szállításával kapcsolatos szolgáltatások (repülő- és vonatjegy értékesítés, busz és egyéni transzferek biztosítása)
• A társasági programok és étkezések megszervezése (kávészünet, munkaebéd, fogadás, bankett, kulturális műsor, szórakoztató- és interaktív program, stb.), fakultatív és az egyéb kísérő események megszervezése
• A konferencia teljes technikai hátterének biztosítása (vetítéstechnika, fény- és hangtechnika, tolmácsberendezések, szavazórendszerek, látványtechnika)
• A konferencia teljes dokumentációjának kezelése, rögzítése, fordítása igény szerinti nyelvekre, szétosztása, záródokumentumok elkészítése és postázása
• Tolmácsok, hostess-ek, segítő diákok kiválasztása, szerződések megkötése, helyszíni koordinációja
• Végleges pénzügyi elszámolás elkészítése, résztvevői és céges adatbázisok véglegesítése

On-line regisztrációs és szállodafoglalási rendszerünk bemutatása

Professzionális szoftvertervező irodával minden eddigi tapasztalatunkat felhasználva kifejlesztettünk egy új, és rendkívül korszerű konferenciaszervező programot, amely rugalmasan alakítható bármely konferenciára.

• Alkalmas on-line jelentkezési lapok kialakítására, on-line regisztrációk és ezek módosításainak fogadására és visszaigazolására.
• Alkalmas on-line absztrakt beküldésre, valamint internet alapú bírálati rendszerünk nemzetközi bírálóbizottság esetén is lehetővé teszi az absztraktok bírálatát, visszaigazolását.
• On-line szállodafoglalás lehetősége - tetszőleges számú szállodába - szobatípus és dátum szerint, akár osztott szobára is.
• A jelentkezési rendszer egy link segítségével könnyen kihelyezhető bármilyen honlapra.
• A kitöltött jelentkezések elkülönített adatbázisunkba érkeznek, ahonnan visszaigazoljuk azokat.
• A faxon vagy postán beérkezett jelentkezéseket is ebben az adatbázisban dolgozzuk fel.
• Adatbázisunk kiválóan alkalmas naprakész riportok készítésére, akár összetett szűrések szerint. Ezeket a riportokat könnyen lehet e-mailben továbbítani vagy Excelbe konvertálni.
• A rendszer kezeli a szállásfoglalásokat, programokra való jelentkezéseket és transzfer adatokat.
• A kiállítás modul alkalmas a kiállítók és az általuk megrendelt területek, illetve eszközök nyilvántartására.
• Programunk számlázási rendszere megfelel a törvényben előírtaknak.
• Adatbázisunk könnyen kitelepíthető a helyszínre, így megoldható a számítógépes rendszerből történő regisztrálás is.